项目管理对话集

Mar 28 2022

老婆是一名具有4年工作经验的产品经理, 上一份工作聚焦在人力资源SaaS上, 现在的工作刚刚开始不到半年, 行业转向了智能家居跨境电商的内部ERP系统, 面对新的行业, 新的公司的工作流程上的一些问题, 有了以下这些对话. 通过这些对话我也回顾了一些自己工作中感悟, 这里总结一下.

1. 关于责任

老婆:

新的工作中没有项目经理的角色, 导致项目进度把握不了, 开发同学相互甩锅, 本来定的开发说3天做完吗, 结果过了3天, 去问他又说又别的事情插进来, 让我去找开发组长

我:

没有项目经理所以项目的流程是怎样的? 谁来主导项目, 项目流程的推进的责任人是谁? 是不是谁负责谁推进?

老婆:

开始进公司的时候, 说是产品经理负责制, 产品经理立项推进, 直接向老板汇报, 但是我也不知道该怎么管项目

我:

既然是你自己负责项目的推进, 那你就必须把控整个项目的进度, 你本身工作的内容就要包括项目经理的职责, 不是每个项目中都有固定的角色的, 小项目中一人身兼数职太常见了

老婆:

我本身就只想做产品的事情, 为什么要管那么多, 推来推去好烦

我:

即使你不是项目经理, 但是处在项目中你都必须清楚的知道项目的运行过程, 了解了项目的运行的过程后, 还要去了解项目中干系人的工作习惯, 你才好跟他们一起合作, 有了这个前提以后, 你再来考虑怎么管理项目. 项目管理就是过程的管理, 干系人的管理, 风险的管理, 现在主要的问题是你把任务分配下去了, 但是没有关注任务本身的过程, 没有及时了解任务可能出现的风险, 导致项目进度出问题

老婆:

(生气脸) 所以变成我的问题了, 他们自己的事情没做好, 导致延期, 能怪我嘛

我:

项目本身是你自己负责, 不是说你把产品经理的工作做完了就不用管了, 是你要负责从这个项目开始到项目结束的整个生命周期, 这个生产的过程也是需要你负责的, 所以回到问题, 项目延期了, 你是负责人你该不该负责

老婆:

那我能怎么办?

我:

就我刚刚说的, 你还是要关注项目的过程, 可以向项目干系人收集项目相关的进度, 风险, 如果有风险, 及时向上说明问题, 就比如你刚刚说的这个问题, 你就应该拉项目相关的人每天开个10分钟的站会, 对一下进度, 开发就会告知你他有别的事情, 然后你就要及时的去找他的组长协调开发资源, 如果实在是解决不了, 也要他给排期把原因说明, 并作为会议纪要发送到相关责任方, 后需要项目总结有问题, 那也不是你自己的问题

总结:

一些刚刚工作的小伙伴在工作的过程中, 往往把自己的角色限制在固定的范围内, 以为做好自己的本职工作就行了, 不要管其他人的事情. 殊不知现代工作基本都是团队协作来完成的, 往往我们的工作的绩效并不是自己做了多少事情, 而是以结果为导向, 关键是做成了什么事情, 这就导致如果你身处项目之中, 项目本身的结果才是你做这个事情的结果, 并不是说开发写完代码就可以不用管理后续了, 项目中的每个都需要负责项目的推进, 把自己放到负责人的位子上, 每个都需要关注项目的过程, 及时识别风险, 项目才会向好方向前进.

2. 关于沟通/向上汇报

老婆:

这次立项会议又被老板骂了, 连续3次了, 每次都被老板骂, 你说我是不是跟老板八字不合, 要不辞职吧

我:

具体说一说, 每次被骂都是一样的问题吗?

老婆:

这次倒是不是因为产品设计的原因, 我刚开始介绍我的产品设计, 老板马上就开始反驳我, 说我这里就没按照他的想法来操作, 然后我就给他解释了我没按照他想法的原因, 他也认可了我说的原因, 说我的方向没有错, 但是不应该在立项的时候才告诉他原因

我:

你知道项目管理中有个概念叫干系人吧, 所有与项目相关的人都叫干系人, 但是干系人也分优先级, 在你这里老板就是优先级最高的干系人. 因为他是掌握资源的人, 你想要推进你的项目前进, 你就需要服务好掌握资源的人.

从老板的角度来看, 这个想法是我布置下去的, 在我的理解中如果过程中你没有来跟我说明我的想法有问题, 那么最终你做的东西就应该按我的想法来, 但是到了立项的时候, 你突然给我来了个惊喜, 说我的想法有问题, 你搞了一个另外一个方向, 我能不骂人嘛?

所以你识别出老板的想法有问题, 然后也有新的产品方向, 你要及时跟老板沟通说明, 你要去向上沟通一下, 私下的沟通10分钟, 15分钟老板还是有时间的, 并且私下沟通, 老板也不会在立项会议上那样甩脸子吧.

老婆:

我才不像去找他, 看到就烦

我:

那你都已经被怼了3次了, 每次都这样你还做的下去嘛, 你都想辞职了, 这个心态怎么弄, 你就私下找他约一下, 直接问问他自己该怎么做才会不被骂

老婆:

再说吧…

总结:

很多小伙伴在工作中都是埋头做自己的事情, 不及时跟相关人沟通自己的想法, 导致结果出现偏差, 做了无用功. 项目中的尽早的沟通能避免后续更改带来的巨大的成本, 很多时候并不是拿出完美的方案才需要沟通, 一点点的想法也可以说出来, 集思广益, 通过沟通来弥补我们想法的不足.

如果你的工作经常出现问题, 你得考虑下是不是工作方式的问题, 可以找你的上级聊一聊, 自己该改进些什么才能使得自己的工作更顺利, 推动自己下属的能力提升也是上级工作的一部分, 相信坦诚的聊一聊上级会给到你一些建议.

3. 关于被甩锅

老婆:

今天被人投诉了, 领导还找我谈话了, 本来一个说是要HR负责的事情, 我交出去了就不管了, 最后他们还是要说是我的问题

我:

确定是谁负责的了吗, 是怎么确定的呢?

老婆:

老板在立项会上说的, 我就负责把原型画出来, 后面就交给HR确认, 后面就是她来负责

我:

会议由纪要有吗, 这个事情HR自己清楚吗

老婆:

没有纪要

我:

那你是怎么交给她的呢?

老婆:

我把文件发给她了, 她要我发到群里给大家看看, 我就发了还@她了

我:

你发到群里的时候@她, 有没有说她要干什么, 后续的流程需要她负责了呢

老婆:

没有, 我觉的我给她就结束了, 然后后面估计是老板骂了她们, 她们就说是我的问题, 我没有推进

我:

你这里就犯了2错误, 会议中有关键的责任划分, 一定要记录下来, 在这个会议中你要写清楚老板的结论, 你来做原型, 剩下的HR来负责, 把会议纪要发到参会人, 这就是证据. 第二个问题是交接的时候你要说清楚, 按照之前的会议结论我把原型给你了, 接下来你应该干什么, 要交代清楚, 并且有记录, 然后即使是被甩锅, 你也可以把会议纪要, 交接的记录拿出来, 这个锅就不是你的

总结:

项目中的各种会议中的与自己相关的决议一定要及时确认清楚, 并告知到所有的相关人, 并且要有记录, 项目流程中的责任交接, 也要做好记录, 知会相关人她要干什么, 确定好责任是什么.

小伙伴们在工作中如果真的是自己的锅, 就得认, 回顾自己问题, 下次不要再犯, 但是如果被甩锅了, 一定要理性的对待, 找出证据, 说明不是自己的问题. 项目管理往往是对过程的管理, 所以我们的每个结论, 每个交接内容修需要有记录, 从而在划分责任时才能有理有据.

另外在如何定义事情是否做完上这个问题上, 每个人对事情做完的理解可能都不一样, 所以在项目相关的会议上我们要清楚的确认自己的责任, 自己需要做的事情, 产出物是什么, 做到事事有回应 件件有着落 凡事有交代